Conseguir uma reunião com os participantes certos pode ser frustrante. Você precisa encontrar uma hora em que todos estejam disponíveis. Então você tem que encontrar um quarto livre. Em seguida, espere que os participantes não encaminhem a solicitação de reunião para alguém extra que não precise comparecer ou, pior, encaminhe a reunião para um subordinado para participar. Não podemos forçar as pessoas a serem gratuitas e não podemos fazer com que você crie uma sala de reunião, mas, se estiver usando o Outlook, poderemos mostrar a você como evitar que as pessoas encaminhem sua solicitação de reunião. Vamos dar uma olhada.
Atualizar: Um dos nossos leitores chamou a nossa atenção que esta técnica só está disponível na versão do Windows do Outlook enão a versão do macOS. Obrigado por apontar isso, Floris!
Impedir que uma solicitação seja encaminhada no Outlook ou no Outlook Web App
Impedir que uma solicitação de reunião seja encaminhada é tão simples quanto inverter uma única configuração antes de enviar a solicitação.
No cliente completo do Outlook, com uma solicitação de reunião aberta, mude para a guia "Reunião". Clique no botão "Opção de resposta" e, em seguida, clique no botão "Permitir encaminhamento" na lista suspensa para desativá-lo (ele fica ativado por padrão).
Então, o que acontece se alguém tentar encaminhar minha solicitação de reunião?
Três coisas podem acontecer quando alguém tenta encaminhar uma mensagem na qual você desativou a opção "Permitir encaminhamento":
- Se seu participante estiver usando a mesma versão do Outlook que você (e se eles trabalham para a mesma empresa, é muito provável que eles sejam), eles não terão a opção de encaminhar a solicitação de reunião.
- Se eles estiverem em uma versão mais antiga do Outlook, eles poderão encaminhar a solicitação de reunião, mas o Microsoft Exchange bloqueará a entrega e enviará ao participante uma mensagem de "não entregue".
- Se eles estiverem usando um sistema de e-mail que não seja da Microsoft, como o Gmail, eles poderão encaminhar a solicitação de reunião sem restrições. Isso ocorre porque os sistemas de terceiros não estão obrigados a respeitar o sinalizador "não encaminhar" da Microsoft. No futuro, é possível que eles comecem a respeitá-la (isso geralmente é uma situação do tipo "você coça minhas costas e eu coço as suas", em que alguém como o Google quer que o Outlook respeite uma sinalização específica do Gmail). ), mas também é inteiramente possível que nenhum sistema além do Outlook respeite a bandeira.
Ainda assim, enquanto você estiver configurando reuniões com pessoas da sua organização, isso deve funcionar bem.
