Descobrir o melhor momento para a reunião com seus colegas de escritório muitas vezes não é uma tarefa fácil. Você tem que primeiro perguntar-lhes sobre o seu tempo conveniente e, em seguida, coincidir com o mesmo com o seu horário para chegar ao melhor momento adequado para todos. O trabalho de decidir quando se encontrar é relativamente simples se os seus são pessoas menores como participantes, mas que tal se a reunião exigir mais pessoas. O trabalho só fica realmente difícil com alguns não disponíveis ou pessoas caindo devido a razões variadas. Todo esse processo faz você investir muito do seu tempo produtivo, não é!
Encontre tempo é um aplicativo que pode ajudá-lo a agendar reuniões mais rapidamente. Um add-in para Microsoft OutlookO FindTime ajuda você a decidir facilmente sobre um horário de reunião com uma abordagem sistemática e isso também sem muito do seu envolvimento. O aplicativo sugere automaticamente que dias e horários funcionam melhor para as pessoas que precisam participar da reunião. Assim, ajudando você a chegar ao tempo de consenso facilmente. Leia abaixo para saber como agendar reuniões mais rapidamente.
FindTime para o Outlook
O FindTime reduz o tempo de organização. Como Organizador, você propõe seus horários selecionados para todos os participantes e permite que todos votem. Uma vez que haja um consenso feito por meio de votação, o FindTime envia o convite da reunião em seu nome e, assim, elimina o tempo que você normalmente tem que investir na coordenação com as pessoas e chegar no melhor momento para todos.
Para começar a usar o FindTime
Passo 1
O primeiro passo é instalar o FindTime e, para isso, você é obrigado a fazer login em contas do Office 365. Uma vez que você está logado, você pode instalar o FindTime no armazenamento do Office. Uma vez instalado, reinicie o Outlook e você pode ver o ícone FindTime localizado no canto superior direito da tela do Outlook. Observe a diferença na aparência no Outlook 2013, Outlook 2016 e Outlook na Web mostrada abaixo.
No Outlook 2013
No Outlook 2016
No Outlook na Web
Passo 2
Então, tendo configurado o aplicativo, agora você pode redigir um novo e-mail ou responder a um e-mail existente para agendar uma reunião.
Por exemplo, se você quiser configurar uma reunião com as pessoas listadas respondendo a um email existente. Clique em "Responder com Enquete da Reunião".
etapa 3
Depois de fazer um convite, clique em "enviar" na caixa de entrada da sua mensagem para permitir que as pessoas comecem a votar nos intervalos de tempo que você selecionou. Todos os convidados podem ver a pesquisa on-line sobre quem está votando e para qual horário. Você pode até saber que os outros sabem sobre o seu slot favorito.
Nota: No lado dos destinatários, eles só precisam de um endereço de e-mail para receber seu convite e acessar a Internet para votar no site FindTime. Além disso, eles podem votar em qualquer dispositivo que desejarem. Os destinatários não precisam ter o FindTime instalado em seu PC ou handphone ou, no caso, uma conta do Office 365.
Clique Aqui para começar a usar o FindTime e avise-nos se você gostar deste novo aplicativo da Microsoft.
Fonte da imagem: Microsoft.
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