O Office já trabalha nos bastidores para ajudar a manter os tamanhos dos arquivos pequenos. O tipo de arquivo DOCX mais recente age essencialmente como um arquivo ZIP, compactando o conteúdo do arquivo. Imagens e texto que aparecem mais de uma vez em um documento são armazenados apenas uma vez no arquivo real. Assim, pelo menos nas versões mais recentes dos aplicativos do Office, você verá que os tamanhos de arquivo grandes geralmente são o resultado de ter muitas fotos diferentes em seus documentos.
A boa notícia é que os aplicativos do Office também oferecem algumas ferramentas úteis para manter esses tamanhos de imagem sob controle. Neste artigo, estamos usando o Office 2016 (mais especificamente, o Word 2016) como nosso exemplo. No entanto, você encontrará as mesmas ferramentas que discutimos em outros aplicativos do Office, como o Excel e o PowerPoint, e em versões anteriores do Office, voltando para o Office 2010, pelo menos.
Comprimir fotos no seu documento do Office
O primeiro passo que você deve dar para reduzir o tamanho do arquivo de um documento com imagens é comprimir essas imagens. Cada aplicativo do Office oferece uma ferramenta útil para fazer exatamente isso. Estamos usando o Word aqui (e é a isso que nos referiremos nas etapas a seguir), mas você encontrará os recursos no mesmo lugar em outros aplicativos do Office.
No seu documento, clique em qualquer imagem para selecioná-la. Clique no menu Formatar que aparece na barra de ferramentas do Office quando você seleciona uma imagem.
Remover informações de edição de imagens
Os aplicativos do Office oferecem todos os tipos de excelentes ferramentas de edição de imagens incorporadas. Quando você as usa, o Word mantém a imagem original e rastreia as edições feitas para desfazê-las ou retornar à foto original caso seja necessário. Se você está feliz com a forma como formatou suas imagens, todas as informações de edição salvas aumentam o tamanho do seu arquivo. Se a compactação das imagens no documento não reduzir o tamanho do arquivo, você também poderá fazer com que o Word exclua as informações de formatação salvas. Novamente, você pode querer salvar o documento como um novo arquivo antes de começar, para que possa reverter para o original, se necessário.
Com o documento aberto, clique no menu Arquivo.
Em nosso exemplo, pegamos um arquivo do Word ("Arquivo 1.docx" na imagem a seguir) que contém cerca de 20 imagens de boa qualidade e pesa quase 48 MB. Muitas dessas imagens foram cortadas, algumas foram redimensionadas e várias foram editadas de outras maneiras. Depois de compactar as imagens e remover as informações de formatação salvas, o novo arquivo (“Arquivo 2 (compactado).docx” na imagem a seguir) está agora um pouco abaixo de 35 MB, uma redução de aproximadamente 27% no tamanho do arquivo. E para ilustrar a compactação incorporada no formato DOCX, também compactamos esse arquivo. Como você pode ver, a diferença de tamanho entre os arquivos zipados e descompactados é insignificante.