O Outlook 2013 permite que você atribua categorias a coisas e personalize essas categorias. O problema das categorias é que elas são universais no Outlook e você pode atribuir cada categoria a uma combinação de teclado. Assim, você pode categorizar email, eventos de calendário e anotações com alguns toques de teclas rápidas.Nos últimos meses, falamos muito sobre o Outlook 2013 e suas várias partes. Falamos sobre como dominar seus recursos mais importantes, como compor e enviar e-mails, além de criar e gerenciar contatos e até mesmo importar seus contatos do Gmail. Também cobrimos outras coisas do Outlook, como você pode criar listas de tarefas para mantê-lo bem em tarefas. E, claro, há o calendário todo importante, que é essencial para quem quer efetivamente manter um cronograma.
O que isso tudo significa é que você pode fazer muito para ajudá-lo a administrar melhor seu trabalho ocupado e até mesmo sua vida pessoal. Antes de encerrarmos nossa análise do Outlook 2013, no entanto, sentimos que deveríamos apenas cobrir brevemente dois aspectos remanescentes que consideramos dignos de nota: categorias e pesquisa.
Sobre essas categorias
Para personalizar suas categorias, clique no botão "Categorizar" e escolha "Todas as categorias …" no menu suspenso. Usando essa caixa de diálogo, você pode criar novas categorias, excluir antigas, renomear, alterar cores e atribuir teclas de atalho.
Observe na captura de tela a seguir como atribuímos "CTRL + F2" à categoria azul.Agora, por exemplo, você pode aplicar categorias ao que quiser. Veja o nosso exemplo bobo abaixo, temos a tarefa de "viver a vida" e marcamos com as categorias Pessoal (roxo) e Urgente (vermelho).Lembre-se desta dica muito útil: depois de atribuir as teclas de atalho às suas categorias e as memorizar na memória, elas podem trabalhar rapidamente na organização de emails, compromissos e outros itens do Outlook.
Por exemplo, aqui está um cabeçalho de e-mail de uma mensagem em nossa caixa de entrada, marcada com a categoria "Trabalho". A partir de agora, se precisarmos procurar por essa mensagem específica, podemos usar categorias para filtrar mensagens não relacionadas.
Esteja ciente também de que você pode rapidamente marcar tarefas, emails e outros itens do Outlook rapidamente com uma categoria padrão, como na captura de tela a seguir. Aqui marcamos várias tarefas como URGENT, basta clicar na pequena caixa na coluna CATEGORIAS.É claro que as categorias podem ser muito úteis e são um recurso amplamente desconhecido no Outlook. Aprenda a usá-los de maneira eficaz e você poderá manter todas as suas coisas organizadas em suas áreas de categorias relacionadas.
Pesquisa simples no Outlook
Vamos resumir falando brevemente sobre a busca de itens no Outlook. Queremos dizer que isso se aplica principalmente ao correio, mas a pesquisa se estende por todo o aplicativo. Quando você clica no painel de pesquisa, como na caixa de entrada (ou em qualquer outra pasta de email), a Faixa de Opções mudará para fornecer uma infinidade de ferramentas de pesquisa.
Por que tudo isso é aqui? Simplesmente, quanto mais maneiras de pesquisar uma mensagem, maiores as chances de encontrá-la. Veja aqui na imagem seguinte, clicamos no botão “Assunto” e podemos preencher o espaço apropriado com o que queremos que o assunto contenha. Neste caso, queremos encontrar quaisquer assuntos referentes a "Trabalho".Observe que os resultados exibidos são, na verdade, Tasks, que demonstra como o Outlook retorna resultados de pesquisa de tudo o que armazena.
Se a maximização das suas habilidades de pesquisa no Outlook lhe interessar, você pode eliminar rapidamente a desordem tomando um pouco de tempo e experimentando as opções da faixa de opções de pesquisa. Lembre-se de que, se os resultados forem muito amplos e variados, você poderá refinar seu escopo usando as ferramentas de escopo apropriadamente intituladas.
Finalmente, se você sentir a necessidade de poder e controle final sobre sua pesquisa, tente usar o formulário de Pesquisa Avançada encontrado clicando no botão "Ferramentas de Pesquisa" na seção Opções.Usar o formulário de Localização Avançada é, de longe, a melhor maneira de procurar no Outlook, mas qualquer que seja o método usado, temos certeza de que você descobrirá como encontrar suas coisas rapidamente.
Opções de busca
O Outlook funciona com o Windows Search, no qual escrevemos uma série inteira daqui a pouco. Essas opções afetam como os itens são pesquisados no Windows e no Outlook.
Observe que, se você clicar em "Opções de indexação …", você abrirá o painel de controle Opções de indexação, onde poderá ajustar como o Outlook está indexado pelo indexador do Windows Search. O restante dessas opções lida principalmente com resultados de pesquisa, por exemplo, como eles são exibidos e de onde os resultados são exibidos.
As categorias e a pesquisa são dois recursos não anunciados que você pode adicionar ao seu repertório do Outlook, o que arredondará muito bem nossa experiência com o Office. Se você usa o Outlook extensivamente, obtém muitos e-mails, cria muitos compromissos do calendário ou gera longas listas de tarefas, é possível não apenas organizá-los, mas também ter a capacidade de pesquisar qualquer coisa, especialmente se souber o que você está procurando é inestimável.
Se você é uma dessas pessoas que tem um quadro de comunicações ou um bloco de notas com uma lista de tarefas em constante evolução, ou que sua mesa e monitores são adornados com o Post-its® lembrando você de eventos importantes, leia o artigo para você.
A menos que você esteja vivendo uma vida livre de responsabilidades, o sol provavelmente se ergue e se fixa no seu calendário diário. Se você não sabe o que acontece diariamente, pode se perder rapidamente em um labirinto de compromissos perdidos e reuniões surpresa.
O Outlook não é muito útil se você não tiver contatos. Claro, você pode inserir os endereços de e-mail à medida que avança, mas isso é demorado e propenso a erros. É melhor ter seus contatos já no Outlook, para que você possa enviar uma mensagem rápida em apenas alguns cliques.
Se você assinar a maioria dos seus e-mails da mesma maneira, poderá especificar facilmente uma assinatura padrão para inserir automaticamente novas mensagens de e-mail, respostas e encaminhamentos. Isso pode ser feito diretamente no editor de assinatura no Outlook 2013.
O recurso Tarefas no Outlook é uma ótima maneira de acompanhar o que você precisa fazer, mas também é uma boa maneira de ajudar a colaborar com outras pessoas e atribuir tarefas a elas. Veja como atribuir tarefas a outras pessoas com facilidade.
