Este artigo convidado foi escrito por Askar, o geek por trás do site de tecnologia DemoGeek.
Se você trabalha em uma equipe ou quando está lidando com seus clientes, convém garantir que você distribua seus documentos da maneira correta, de modo que as informações contidas no documento atinjam o público-alvo certo e que a confidencialidade das informações seja respeitada.
O Word 2007 tem um recurso com o qual você pode preparar formalmente seu documento do Word para distribuição adequada a um grupo de pessoas ou até mesmo a indivíduos com um determinado fator de credibilidade.
Preparação
Inicie o Word 2007 e crie o documento da maneira que você deseja.
Quando estiver satisfeito com o documento e estiver pronto para distribuir, faça uma pausa por um momento antes de acessar o aplicativo de e-mail e siga estas etapas simples para preparar o documento para distribuição. Tenha em mente que essas etapas estão isoladas e o que isso significa é que você pode escolher as etapas que deseja seguir.
Clique no Botão de escritório e clique no Preparar ”Opção de menu. Existem 7 opções diferentes que você deve poder ver. Vou explicar cada uma dessas opções para que você possa escolher a combinação certa de opções para seus requisitos de distribuição.
Propriedades do documento
O primeiro da lista é o “ Propriedades opção com a qual você pode inserir informações de metadados sobre o documento.
Alguns deles podem ser vistos através do Arquivo >> Propriedades diálogo.
Lembre-se de que, depois de finalizar o documento, você não poderá ver essas propriedades, mas até lá você poderá associar as propriedades ao seu documento para que outras pessoas tenham uma ideia do documento antes de abri-lo.
Inspecionar Documento
A segunda opção na lista é a “ Inspecionar DocumentoOpção. Como parte da preparação para distribuir seu documento, você pode inspecionar o documento em busca de comentários, revisões, marcas de revisão e anotações de tinta. Você pode inspecionar metadados ocultos ou qualquer informação pessoal que tenha sido salva com o documento. Você pode inspecionar qualquer dado XML personalizado que tenha sido armazenado com o documento. Você também pode inspecionar qualquer informação sobre cabeçalhos, rodapés e quaisquer marcas d'água. Finalmente, você também pode inspecionar quaisquer textos ocultos no documento.
Escolha as opções de inspeção que você queria ter certeza antes de distribuir o documento e quando você bateu o “ InspecionarBotão O Word inspecionará o documento e notificará você sobre quaisquer itens que encontrar em sua inspeção.
Criptografar Documento
Em terceiro lugar na lista é o Criptografar DocumentoOpção. Escolha essa opção se quiser que o documento seja visualizado apenas por determinadas pessoas em quem você confia. Ele permite que você criptografe o documento com uma senha de sua escolha e os usuários devem digitar essa senha para visualizar o documento.
Restringir Permissão
Em quarto lugar na lista é o " Restringir PermissãoOpção. Você pode usar a opção "Restringir permissão" para restringir o que as pessoas podem fazer com o documento. Se o documento for confidencial, você poderá usar "Restringir Permissões" para impedi-las de editar, copiar e imprimir o documento.
Você pode ser solicitado a instalar o Gerenciamento de direitos do Windows ferramenta. Não se preocupe, vá em frente e instale-o, é da fonte confiável. Uma vez instalado, você poderá configurar o que as pessoas podem fazer com o documento.
Adicionar uma assinatura digital
Quinto na lista é o Adicionar uma assinatura digitalOpção. Assinaturas Digitais garantem a integridade do documento. Pense em Assinaturas Digitais como uma assinatura em papel, mas feita eletronicamente por conveniência. Quando um documento possui assinatura digital, significa a integridade e confiança do documento. Isso seria útil se você estivesse distribuindo o documento para um grupo muito grande de público.
Clique no Adicionar uma assinatura digital ”Opção e Word irá pedir-lhe com o diálogo acima para procurar fornecedores de Assinatura Digital no Office Marketplace.
Executar o Verificador de Compatibilidade
Vamos pular para a última opção " Executar o Verificador de Compatibilidade" primeiro.Se você tiver usado algum recurso específico do Word 2007 e suspeitar que seu público esteja usando versões mais antigas do Word, execute o Verificador de Compatibilidade para garantir que o documento possa ser lido por todo o público.
Marcar como final
Este deve ser o último passo que você deseja seguir antes de distribuir o documento para o grupo. Como o nome indica, esta ação marcará o documento como todo definido para distribuição.
Obter um documento preparado para distribuição pode ajudá-lo a evitar certos erros óbvios cometidos ao distribuir um documento para um grande grupo de pessoas. Você não precisa seguir todas as etapas. em vez disso, você pode escolher qual deles deseja / prefere. O Word 2007 é flexível o suficiente para fazer o que você pede para fazer ao preparar um documento para distribuição.
Espero que você ache isso útil e espero que você use o recurso do Word 2007 para finalizar adequadamente um documento antes da distribuição. Se você tiver alguma dúvida ou comentário, por favor me avise nos comentários.
