Se você ainda é alguém que imprime e-mails, páginas da web e outros documentos, pode parar agora. Há maneiras melhores de acompanhar suas informações e acessá-las mais rapidamente. Afinal, você não pode pesquisar palavras em pedaços de papel físicos.
O caso contra impressão
A impressão é dispendiosa e inconveniente, exigindo cartuchos de tinta frequentemente caros, papel de impressora e novas impressoras quando a impressora de jato de tinta barata falha inevitavelmente. Todo esse papel se torna uma bagunça que deve ser organizada adequadamente ou você nunca conseguirá encontrar o que procura. Você não pode acessá-lo quando não está em seu escritório, não pode pesquisá-lo e só tem uma cópia para ficar em apuros caso algo aconteça.
A impressão era necessária quando os computadores eram tijolos pesados que ficavam presos às mesas. Agora passeamos com computadores em nossos bolsos, tablets que podem se aproximar do tamanho de um pedaço de papel e serviços em nuvem que podem fazer backup e sincronizar todos os seus documentos em todos os seus dispositivos. Você pode pesquisar documentos que tenha salvo com as palavras que eles contêm, para que você não precise configurar e dominar um sistema de arquivamento complicado.
Como não imprimir
Nós, nerds, paramos de imprimir há muito tempo, mas há muitas pessoas por aí que ainda imprimem e-mails e páginas da web regularmente. Tentaremos oferecer algumas dicas para guiá-lo para longe da impressora e para uma nova maneira de salvar e organizar informações que façam sentido.
- Criar um gabinete de arquivos digital: Primeiro, você decidirá onde salvará as coisas em vez de imprimi-las. Isso ajuda a ter um local consistente onde você salva tudo. Recomendamos algum tipo de serviço em nuvem que seja sincronizado em todos os seus dispositivos para que você possa acessá-los em smartphones e tablets, bem como em seu computador. Muitas pessoas usam o Evernote como arquivo para todas as anotações e documentos, mas você também pode optar por salvar em um serviço de armazenamento na nuvem, como o Dropbox, o Google Drive ou o Microsoft OneDrive. Se você realmente preferir o armazenamento local, poderá salvar seus arquivos em uma única pasta no seu PC - mas certifique-se de fazer o backup. Isso será menos conveniente, pois você precisará copiar manualmente os arquivos para os outros dispositivos, caso deseje visualizá-los em outro lugar.
- Imprimir para PDF: Qualquer coisa que você queira imprimir, seja um recibo, documento, e-mail ou página da web, pode ser impressa em um arquivo PDF. Primeiro, você precisará instalar uma impressora PDF no seu computador Windows. Você pode passar pelo processo de impressão normalmente, selecionando a impressora virtual de PDF. Você receberá um arquivo que poderá ser armazenado em algo como o Evernote ou o Dropbox.
- Imprimindo emailsOs emails podem ser impressos em PDF da mesma maneira. Você também pode tentar estrelá-los (se usar o Gmail) ou adicioná-los a uma pasta ou rótulo especial em que possa consultá-los depois. Você pode acessar esses e-mails posteriormente a partir de qualquer dispositivo com um cliente de e-mail - sem necessidade de impressão.
- Imprimir páginas da Web: Se você imprimir páginas da web para consulta posterior, poderá imprimi-las em PDF. Você também pode marcá-los para visualizá-los mais tarde (seus favoritos podem ser sincronizados em todos os seus dispositivos). Se você quiser ler a página da web mais tarde, use um serviço como o Pocket ou o Instapaper para criar uma lista de coisas que você deseja ler. Serviços como esses pegam uma página da Web, convertem-na em um artigo legível, somente texto, e até a armazenam offline em dispositivos móveis para que você possa ler a página da Web mais tarde sem precisar imprimir.
- Imprimindo mapas: Você não deve imprimir mapas se tiver um smartphone com GPS. Se você estiver usando o Google Maps, poderá fazer login no aplicativo do Google Maps e visualizar uma lista de pesquisas feitas no site do Google Maps no seu PC. Você também pode simplesmente imprimir o mapa em PDF, é claro.
- Envio de documentos por fax: Algumas empresas antigas calcificadas ainda exigem faxes. Você pode usar um serviço como o HelloFax para enviar faxes pela web. O HelloFax oferece cinco faxes gratuitos por mês - isso deve ser mais do que suficiente para usuários domésticos que ocasionalmente precisam enviar um fax a uma empresa.
- Quando alguém insiste em documentos impressos: Infelizmente, algumas organizações ainda insistem em documentos impressos. Não há como evitar isso. Se eles não receberem um PDF por e-mail, talvez seja necessário imprimir.
- O que fazer com seus documentos em papel antigo: É mais fácil começar a avançar de maneira sem papel em vez de decidir converter metodicamente todos os seus documentos em papel antigos em versões digitais - isso pode ser muito trabalhoso. No entanto, você pode digitalizar seus documentos antigos para arquivos PDF com um scanner.
Usando seus arquivos digitais
Seu espaço de trabalho digital agora tem várias vantagens que o papel não possui:
- Cópia de segurança: Seus arquivos são armazenados em backup se você os armazenou com um serviço como o Evernote, o Dropbox, o Google Drive ou o SkyDrive. Se sua casa queima, você não perderá seus documentos importantes.
- Procurar: Você pode pesquisar facilmente todos os seus documentos eletrônicos para encontrar os documentos necessários sem vasculhar montanhas de papel. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive e até mesmo Windows - todos eles têm recursos de pesquisa de texto completo.
- Acesse todos os lugares: Seus documentos podem ser acessados em qualquer lugar de um PC, smartphone ou tablet. Se você está fora e precisa procurar alguma coisa, pode fazê-lo em seu smartphone, em vez de ir para casa e vasculhar seus papéis.
- Sem desordem: Você não precisa se preocupar em armazenar, organizar, abrir espaço e organizar seus documentos.
- Sem custos de impressão: Se você não precisar comprar tinta cara, impressoras baratas e pilhas de papel para impressora, economizará dinheiro.
Naturalmente, alguns documentos podem ser muito sensíveis para serem armazenados online. Em situações como essa, você sempre pode usar criptografia - crie um contêiner criptografado e armazene-o em um serviço como o Dropbox, o Google Drive ou o SkyDrive. As pessoas precisarão da senha antes de poderem acessar seus documentos.
