Em vez de inserir números, horas ou até mesmo dias da semana manualmente, você pode usar os recursos de Preenchimento Automático (a alça de preenchimento ou o comando Preencher na faixa de opções) para preencher células se seus dados seguirem um padrão ou se forem baseados dados em outras células. Mostraremos a você como preencher vários tipos de séries de dados usando os recursos de Autopreencher.
Preencha uma Série Linear em Células Adjacentes
Uma maneira de usar a alça de preenchimento é inserir uma série de dados lineares em uma linha ou coluna de células adjacentes. Uma série linear consiste em números onde o próximo número é obtido adicionando um “valor de passo” ao número antes dele. O exemplo mais simples de uma série linear é 1, 2, 3, 4, 5. No entanto, uma série linear também pode ser uma série de números decimais (1.5, 2.5, 3.5…), diminuindo números por dois (100, 98, 96 …) Ou números negativos (-1, -2, -3). Em cada série linear, você adiciona (ou subtrai) o mesmo valor de etapa.
Digamos que queremos criar uma coluna de números sequenciais, aumentando em um em cada célula. Você pode digitar o primeiro número, pressionar Enter para chegar à próxima linha da coluna e inserir o próximo número, e assim por diante. Muito tedioso e demorado, especialmente para grandes quantidades de dados. Vamos nos poupar algum tempo (e tédio) usando a alça de preenchimento para preencher a coluna com a série linear de números. Para fazer isso, digite 1 na primeira célula da coluna e selecione essa célula. Observe o quadrado verde no canto inferior direito da célula selecionada? Essa é a alça de preenchimento.
NOTA: Para copiar rapidamente o conteúdo de uma célula acima da célula atualmente selecionada, pressione Ctrl + D ou, para copiar o conteúdo de uma célula à esquerda de uma célula selecionada, pressione Ctrl + R. Esteja avisado que a cópia de dados de uma célula adjacente substitui todos os dados que estão atualmente na célula selecionada.
Para substituir as cópias pela série linear, clique no botão "Opções de preenchimento automático" exibido quando você acabou de arrastar a alça de preenchimento.
A primeira opção, Copiar Células, é o padrão. É por isso que acabamos com cinco 1s e não com a série linear de 1 a 5. Para preencher a série linear, selecionamos “Fill Series” no menu pop-up.
Você também pode clicar e arrastar a alça de preenchimento com o certo botão do mouse em vez da esquerda. Você ainda tem que selecionar “Fill Series” em um menu pop-up, mas esse menu será exibido automaticamente quando você parar de arrastar e soltar o botão direito do mouse, então este pode ser um atalho útil.
Preencher uma série linear em células adjacentes usando o comando de preenchimento
Se você estiver com problemas para usar a alça de preenchimento ou simplesmente preferir usar comandos na faixa de opções, use o comando Preencher na guia Início para preencher uma série nas células adjacentes. O comando "Preenchimento" também é útil se você estiver preenchendo um grande número de células, como verá em breve.
Para usar o comando Preencher na faixa de opções, insira o primeiro valor em uma célula e selecione essa célula e todas as células adjacentes que você deseja preencher (para baixo ou para cima na coluna ou para a esquerda ou direita na linha). Em seguida, clique no botão "Preencher" na seção Edição da guia Início.
No exemplo a seguir, colocamos um 1 na primeira célula da primeira coluna e os números de 2 a 20 serão inseridos automaticamente nas próximas 19 células.
Preencher uma série linear enquanto salta filas
Para tornar uma planilha completa mais legível, às vezes pulamos linhas, colocando linhas em branco entre as linhas de dados. Embora existam linhas em branco, você ainda pode usar a alça de preenchimento para preencher uma série linear com linhas em branco.
Para pular uma linha ao preencher uma série linear, insira o primeiro número na primeira célula e, em seguida, selecione essa célula e uma célula adjacente (por exemplo, a próxima célula abaixo na coluna).
Você também pode pular colunas quando estiver preenchendo as linhas.
Preencher Fórmulas em Células Adjacentes
Você também pode usar a alça de preenchimento para propagar fórmulas para células adjacentes. Basta selecionar a célula que contém a fórmula que você deseja preencher nas células adjacentes e arrastar a alça de preenchimento pelas células da coluna ou pelas células da linha que deseja preencher. A fórmula é copiada para as outras células. Se você usou referências de células relativas, elas serão alteradas de acordo para se referir às células em suas respectivas linhas (ou colunas).
Você também pode preencher fórmulas usando o comando Preencher na faixa de opções. Basta selecionar a célula que contém a fórmula e as células que você deseja preencher com essa fórmula. Em seguida, clique em "Preencher" na seção Edição da guia Página inicial e selecione Para baixo, Para a direita, Para cima ou Para a esquerda, dependendo da direção em que você deseja preencher as células.
Você também pode usar os atalhos de teclado Ctrl + D e Ctrl + R, como discutido anteriormente, para copiar fórmulas para células adjacentes.
Encha uma série linear clicando duas vezes na alça de preenchimento
Você pode preencher rapidamente uma série linear de dados em uma coluna clicando duas vezes na alça de preenchimento. Ao usar esse método, o Excel preenche somente as células da coluna com base na coluna adjacente de dados mais longa da sua planilha. Uma coluna adjacente neste contexto é qualquer coluna que o Excel encontre à direita ou à esquerda da coluna sendo preenchida, até que uma coluna em branco seja alcançada. Se as colunas diretamente em um dos lados da coluna selecionada estiverem em branco, você não poderá usar o método de duplo clique para preencher as células na coluna. Além disso, por padrão, se algumas das células no intervalo de células que você está preenchendo já tiverem dados, apenas as células vazias acima da primeira célula que contém dados serão preenchidas. Por exemplo, na imagem abaixo, há um valor na célula G7, portanto, quando você clica duas vezes na alça de preenchimento na célula G2, a fórmula é copiada apenas pela célula G6.
Preencher uma série de crescimento (padrão geométrico)
Até agora, estivemos discutindo séries lineares de preenchimento, onde cada número da série é calculado adicionando o valor da etapa ao número anterior. Em uma série de crescimento, ou padrão geométrico, o próximo número é calculado por multiplicando o número anterior pelo valor do passo.
Existem duas maneiras de preencher uma série de crescimento, inserindo os dois primeiros números e inserindo o primeiro número e o valor da etapa.
Método um: insira os dois primeiros números da série de crescimento
Para preencher uma série de crescimento usando os dois primeiros números, insira os dois números nas duas primeiras células da linha ou coluna que deseja preencher. Clique com o botão direito do mouse e arraste a alça de preenchimento com o máximo de células que você deseja preencher. Quando você terminar de arrastar a alça de preenchimento sobre as células que deseja preencher, selecione "Tendência de crescimento" no menu pop-up que é exibido automaticamente.
NOTA: Para este método, você deve inserir dois números. Se você não fizer isso, a opção Tendência de crescimento ficará desativada.
Método 2: inserir o primeiro número na série de crescimento e especificar o valor da etapa
Para preencher uma série de crescimento com base em um número e um valor de etapa, insira o primeiro número (não é necessário que seja 1) na primeira célula e arraste a alça de preenchimento sobre as células que você deseja preencher. Em seguida, selecione “Série” no menu pop-up exibido automaticamente.
A série de crescimento é preenchida nas células selecionadas, cada número subseqüente sendo três vezes o número anterior.
Preencha uma série usando itens internos
Até agora, cobrimos como preencher uma série de números, lineares e de crescimento. Você também pode preencher séries com itens como datas, dias da semana, dias da semana, meses ou anos usando a alça de preenchimento. O Excel possui várias séries internas que podem ser preenchidas automaticamente.
A imagem a seguir mostra algumas das séries incorporadas ao Excel, estendidas entre as linhas. Os itens em negrito e vermelho são os valores iniciais que inserimos e o restante dos itens em cada linha são os valores da série estendida. Essas séries incorporadas podem ser preenchidas usando a alça de preenchimento, como descrevemos anteriormente para as séries linear e de crescimento. Basta digitar os valores iniciais e selecioná-los. Em seguida, arraste a alça de preenchimento sobre as células desejadas que você deseja preencher.
Preencha uma série de datas usando o comando Fill
Ao preencher uma série de datas, você pode usar o comando Preencher na faixa de opções para especificar o incremento a ser usado. Digite a primeira data em sua série em uma célula e selecione essa célula e as células que você deseja preencher. Na seção Edição da guia Página inicial, clique em "Preencher" e selecione "Série".
Na caixa de diálogo Series, a opção Series in é selecionada automaticamente para corresponder ao conjunto de células selecionado. O tipo também é definido automaticamente como data. Para especificar o incremento a ser usado ao preencher a série, selecione a unidade de data (dia, dia da semana, mês ou ano). Especifique o valor da etapa. Queremos preencher a série com todas as datas dos dias da semana, por isso inserimos 1 como o valor do Step. Clique OK.
Preencha uma série usando itens personalizados
Você também pode preencher uma série com seus próprios itens personalizados. Digamos que sua empresa tenha escritórios em seis cidades diferentes e você use esses nomes de cidades com frequência nas planilhas do Excel. Você pode adicionar essa lista de cidades como uma lista personalizada que permitirá usar a alça de preenchimento para preencher a série depois de inserir o primeiro item. Para criar uma lista personalizada, clique na guia "Arquivo".
Método um: preencher uma série personalizada com base em uma nova lista de itens
Na caixa de diálogo Listas personalizadas, verifique se NEW LIST está selecionado na caixa Listas personalizadas. Clique na caixa "Listar entradas" e insira os itens nas suas listas personalizadas, um item para uma linha. Certifique-se de inserir os itens na ordem em que deseja que sejam preenchidos nas células. Em seguida, clique em "Adicionar".
Clique em "OK" na caixa de diálogo Opções do Excel.
Método dois: preencher uma série personalizada com base em uma lista de itens existente
Talvez você armazene sua lista personalizada em uma planilha separada em sua pasta de trabalho. Você pode importar sua lista da planilha para a caixa de diálogo Listas Personalizadas. Para criar uma lista personalizada com base em uma lista existente em uma planilha, abra a caixa de diálogo Listas Personalizadas e verifique se a opção NOVA LISTA está selecionada na caixa Listas Personalizadas, assim como no primeiro método. No entanto, para esse método, clique no botão de intervalo de células à direita da caixa “Importar lista de células”.