Todas essas são tentativas de gerenciar sua caixa de entrada de e-mail para você. Esses truques nunca são tão inteligentes quanto você, portanto, você pode tornar seu e-mail muito mais inteligente, assumindo um papel mais ativo.
Usaremos o Gmail aqui, mas os princípios devem ser semelhantes para qualquer cliente de e-mail.
Use uma caixa de entrada clássica
Primeiro, vamos nos livrar de qualquer caixa de entrada gimmicky que o Gmail esteja usando hoje. Essas caixas de entrada nunca conseguem as categorias e a priorização perfeitamente corretas. Eles o obrigam a ler todos os seus e-mails para garantir que você não perca nada e incentivá-lo a continuar recebendo e-mails inúteis com spam varrendo-os para baixo do tapete.
Para usar uma caixa de entrada mais clássica no Gmail, clique no ícone de roda dentada e selecione Configurações. Clique na guia Caixa de entrada, clique na caixa Tipo de caixa de entrada e selecione Não lida primeiro. Todas as abas e opções de prioridade desaparecerão.
Desinscrever do e-mail que você não se importa
Com as categorias com guias e as prioridades desabilitadas, todos os seus e-mails serão classificados em uma grande pilha. Todos esses e-mails de notificação de rede social e boletins informativos inúteis com os quais você não se importa estarão na sua caixa de entrada, juntamente com seus e-mails importantes reais.
Isso é bom - em vez de apenas receber e-mails que você não quer ver embaixo do tapete, você deve impedi-los de chegar completamente.
Considere o tipo de e-mail que você não quer ver. Tipos comuns de e-mails inúteis incluem notificações do Google+ e do Facebook, e-mails promocionais e boletins informativos para os quais você pode ter se inscrito inadvertidamente. Sempre que um e-mail que você não deseja ver chegar, abra-o e use o link "Cancelar inscrição". Você geralmente o encontrará na parte inferior do e-mail para cancelar a inscrição do e-mail e impedi-lo de chegar no futuro.
(Observe que você não deve usar o link Cancelar inscrição se um e-mail for realmente spam, pois o spammer considerará isso como um sinal de que alguém está lendo o e-mail e enviará ainda mais spams. Clique no botão Spam se for um verdadeiro spam. e clique em Cancelar inscrição se for uma organização legítima.)
Envie e-mails inúteis que você não pode cancelar a inscrição para a lixeira
De acordo com a legislação dos EUA (especificamente, a Lei CAN-SPAM), é realmente ilegal que uma empresa não forneça um link de cancelamento de inscrição em seus e-mails para que você possa desativar futuros e-mails. No entanto, algumas empresas não receberam o memorando ou não se importaram. Em vez de buscar ações legais para sair de suas listas de e-mail, você pode simplesmente criar um filtro que envia todos os e-mails futuros para a sua lixeira, onde você não precisa vê-los.
Ao lidar com esse e-mail no Gmail, abra-o, clique no link Mais e selecione Filtrar mensagens como essas. Ajuste seu filtro para bloquear os e-mails. Por exemplo, se você nunca se preocupa em receber outros e-mails desse remetente, é possível filtrar com base no endereço de e-mail deles. Use seu filtro para enviar todos os e-mails para o lixo.
Arquivar automaticamente e-mails que você não deseja ver
Alguns e-mails são importantes, mas você pode não querer vê-los de qualquer maneira. Por exemplo, as lojas on-line podem enviar um recibo de confirmação sempre que você comprar algo delas. É bom ter esses recibos apenas para o caso de precisar deles, mas se você comprar produtos com frequência e nunca quiser ver esses e-mails, convém impedir que eles cheguem à sua caixa de entrada.
Isso se aplica a muitos tipos diferentes de e-mail - por exemplo, o PayPal envia a você um e-mail "Estamos transferindo dinheiro para seu banco" sempre que você sacar dinheiro. Você pode querer este e-mail para seus registros, mas você pode não querer vê-lo na sua caixa de entrada.
Se você arquivar automaticamente esses e-mails conforme eles entram, você pode colocar esse processo no piloto automático. Basta abrir um email desse tipo, clicar no botão Mais no Gmail e selecionar Filtrar mensagens como estas. Ajuste seu filtro para incluir os e-mails que você deseja capturar, provavelmente com base no assunto, se for sempre o mesmo. Diga ao Gmail para arquivar automaticamente os e-mails e marcá-los como lidos para que eles não incomodem você.
Você também pode fazer com que o Gmail aplique automaticamente um rótulo a eles, como "Arquivado automaticamente" ou um rótulo mais específico. Isso permitirá que você encontre rapidamente os e-mails no futuro, se realmente precisar deles.
Configurar etiquetas automáticas
Se você seguiu esse processo, deveria ter conseguido reduzir o volume de e-mails recebidos. Agora, ajudaremos você a classificar os e-mails com os quais você se importa.
Esta parte é opcional, mas pode ajudar se você receber muitos e-mails - especialmente para finalidades diferentes. Por exemplo, você pode ter combinado várias contas do Gmail em uma caixa de entrada e receber todos os seus e-mails pessoais e de trabalho no mesmo lugar.
Tente criar filtros que classifiquem automaticamente seu e-mail recebido em marcadores específicos. Por exemplo, você pode ter e-mails do seu banco recebendo automaticamente um rótulo "Banco". Você pode ter um e-mail pessoal com um marcador "Pessoal" e os e-mails de trabalho recebem um rótulo "Trabalho". Recibos de produtos comprados podem receber um rótulo de "Recibos". Não é necessário fazer essa parte manualmente. Basta configurar o Gmail para classificar automaticamente seu e-mail em categorias para você.
Codifique com cor todos esses marcadores e você pode ter seu cliente de e-mail categorizando seus e-mails automaticamente e mostrar de onde eles são. Para codificar um rótulo com cor no Gmail, clique na caixa de cor no painel esquerdo e selecione uma nova cor.
Se houver determinados e-mails que você deseja destacar, talvez os e-mails de seu chefe ou cônjuge, você poderá configurar um filtro para marcar automaticamente as mensagens desse remetente quando elas chegarem. Você pode selecionar um tipo de caixa de entrada "Com estrela primeiro" nas configurações da caixa de entrada do Gmail, para que esses e-mails importantes sejam automaticamente colocados no topo da sua caixa de entrada. Isso aconteceria exatamente de acordo com a forma como você configura o Gmail. Você não teria que lutar com o sistema de prioridades da caixa de entrada e tentaria ensinar ao Gmail o que é realmente importante.
Este não é um processo de definição e esquecimento. Claro, depois de cancelar a assinatura do e-mail ou configurar um filtro, seu cliente de e-mail continuará agindo em todos os e-mails recebidos, mas sempre haverá novos tipos de e-mails chegando. Você precisará tomar medidas para cancelar a inscrição e filtrá-los corretamente, evitando que sua caixa de entrada de e-mails se torne desorganizada novamente.
Os esquemas de e-mail tentam automatizar esse processo. Eles tentam ocultar automaticamente os e-mails que você não deseja ver, destacar o que é importante e categorizar seu e-mail para você. Mas, com um pouco mais de trabalho inicial, você pode configurar sua caixa de entrada de e-mail para funcionar exatamente como deseja, eliminando a necessidade de todos esses truques.
